neolifemember / รวมคำแนะนำดีๆ กับธุรกิจนีโอไลฟ์ฯ / จิตวิทยาในการนำเสนอ

จิตวิทยาในการนำเสนอ

การนำเสนอเป็นหนึ่งใน ทักษะที่ทุกคนจะต้องฝึกฝนให้เกิดขึ้นแก่ตน เพราะเป็นทางนำมาซึ่งความสำเร็จในการนำผลงาน แผนงาน โครงการและความคิดต่างๆ เสนอเพื่อให้มีการรับรอง หรือ อนุมัติ นับว่าเป็นสิงสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานและการดำเนินชีวิต                             

 

  จิตวิทยาในการนำเสนอ
                         การนำเสนอประสพความสำเร็จ ต่อเมื่อผู้รับการนำเสนอเกิดการยอมรับ  และ พึงพอใจ  จึงต้องใช้จิตวิทยาอันเป็นวิชาที่เกี่ยวข้อง กับ พฤติกรรม  หรือการกระทำของมนุษย์  มาช่วยใน การสื่อสารทำความเข้าใจ  และป้องกันการขัดขวาง  ลำพังการนำเสนอข้อเท็จจริง  ข้อมูล และสารสนเทศ  ต่อผู้รับการนำเสนอยังไม่เพียงพอ  เพราะผู้รับการนำเสนอเป็นมนุษย์ปุถุชน  มีความรู้สึก  และ อารมณ์  จึงต้องนำเสนอให้สนองตอบต่ออารมณ์  ของผู้รับการเสนอด้วย

• การวิเคราะห์การนำเสนอ

                        เราจำเป็นต้องวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอเพื่อให้รู้ถึงความคิด  ความรู้สึก  อารมณ์  ทัศนคติ  ค่านิยม  และ  รสนิยม  ตลอดจนความคาดหวัง  ของผู้รับการนำเสนอ  เป็นการทำความรู้จัก  อันจะช่วยให้สามารถสนองความต้องการ  หากผู้รับการนำเสนอ เป็นบุคคลเดียว  หรือคณะบุคคลกลุ่มเล็กๆ ก็สามารถวิเคราะห์  ลักษณะของผู้รับการนำเสนอได้สะดวก  แต่ถ้าผู้รับการนำเสนอจำนวนมากเป็นกลุ่มใหญ่นับสิบนับร้อยคนขึ้นไป  การวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอย่อมกระทำได้ยากขึ้น  ซึ่งจะต้องวิเคราะห์ลักษณะของส่วนใหญ่โดยรวม
                         ในด้านจิตวิทยา  เราต้องศึกษาถึงพฤติกรรมของผู้รับการนำเสนอ  และ มีการตระเตรียมการนำเสนอ  การสร้างความน่าเชื่อถือ  ความน่าไว้วางใจ  การสร้างความพึงพอใจต่อผู้รับการนำเสนอ

• การตระเตรียมการนำเสนอ

                        หลังจากการกำหนดจุดมุ่งหมายการนำเสนออย่างชัดเจน  และวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอแล้ว  จะต้องเลือกรูปแบบการนำเสนอให้เหมาะสม  มีการรวบรวมข้อมูลทั้งที่เป็นข้อมูลเท็จจริง  หลักฐาน  สถิติ  เพื่อนำมาสนับสนุนการนำเสนอ  ด้วยการนำมาเขียนคำกล่าวนำและเนื้อเรื่อง ตลอดจนคำสรุป  ในการนี้จะต้องจัดเตรียมการใช้โสตทัศนอุปกรณ์ ตามความเหมาะสม
                        การนำเสนอที่พร้อมจะต้องมีการฝึกฝน  ฝึกซ้อมการนำเสนอก่อนจะนำเสนอจริง  เมื่อพบข้อบกพร่องก็จะต้องปรับปรุงแก้ไขในส่วนที่ไม่สมบูรณ์   และคิดหาทางเพิ่มประสิทธิภาพการนำเสนอให้ดียิ่งขึ้น  เพราะการนำเสนอที่ดี  จะช่วยให้ประผลสำเร็จคุ้มค่าของการทำงานก่อนการนำเสนอ  แต่ถ้าการนำเสนอผิดพลาดเพียงครั้งเดียวจะทำลายทุกสิ่งทุกอย่างที่ได้ทำมา ก่อนหน้านี้อย่างสิ้นเชิง

                        1. การเลือกรูปแบบการนำเสนอ  เป็นการพิจารณาความเหมาะสมว่าจะใช้การนำเสนอในรูปแบบใด  จึงจะเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ  เหมาะกับลักษณะ และความต้องการของผู้รับการนำเสนอหากเป็นการนำเสนอเพื่อการต้อนรับการบรรยาย สรุป  การส่งมอบงาน  และการรายงาน  มักจะนิยมใช้แบบสรุปความ  เพื่อนำเสนอข้อเท็จจริง  เป็นข้อๆเป็นการประหยัดเวลา  แต่ถ้าเป็นการนำเสนอเพื่อการประชาสัมพันธ์การขาย  การแนะนำสินค้าหรือบริการ     การฝึกอบรม   การสอนงาน  มักจะนิยมใช้  แบบเรียงความ  เพื่อจะโน้นน้าวชักจูงใจด้วยการพรรณนา
                        2. การรวบรวมข้อมูล  จะต้องค้นหาข้อเท็จจริงทั้งที่เป็นมาในอดีต  และ ปัจจุบัน  ถ้ามีหลักฐานอ้างอิง   บุคคลหรือองค์กรจะต้องเป็นบุคคลหรือองค์กรที่น่าเชื่อถือ  ถ้ามีหลักฐานอ้างอิง  เป็นเอกสารจะต้องตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์   การใช้สถิติ  หรือบันทึกเหตุการณ์จากแห่ลงข้อมูลใด  ก็จะต้องใช้พิสูจน์ความถูกต้องครบถ้วนได้  ในประการสำคัญผู้นำเสนอจะต้องทำความเข้าใจข้อมูลต่างๆ ให้แจ่มชัด  การนำเสนอเอกสารประกอบ
จะต้องมีความรอบคอบจัดทำอย่างเป็นระบบ  มีความสมบูรณ์ครบถ้วนไม่ว่าจะทำโดยผู้ใด  ผู้นำเสนอก็จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบสุดท้ายนั่นเอง
                        การนำเสนอปัญหาที่เกิดขึ้น  จะต้องรู้ที่มาหรือสาเหตุของปัญหา   ถ้าเป็นเรื่องเกี่ยวกับกฎหมายจะต้องศึกษาข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง   จะพิจารณาแค่เฉพาะข้อเท็จจริงประการเดียวไม่ได้  และเมื่อเสนอปัญหาแล้วจะต้องเตรียมข้อเสนอในการแก้ปัญหาด้วย  มิฉะนั้นจะกลายเป็นเพียงผู้รู้ปัญหาแต่ไม่สามารถแก้ปัญหา

3.  การเตรียมเขียนคำกล่าวนำเนื้อเรื่อง และคำสรุปเป็นขั้นตอนที่สำคัญ  เพราะเป็น
ส่วน ของเนื้อหาไม่น้อยกว่า 85 % ของการนำเสนอ ทั้งหมด  จะต้องจัดทำขึ้นอย่างระมัดระวังด้วยการนำข้อมูลจากการวิเคราห์  ผู้รับการนำเสนอมาพิจารณาว่า  ผู้รับการนำเสนอต้องการรู้อะไร  ต้องการรู้ปัญหาใด  ต้องการรู้ข้อมูลนำไปพิจารณาประกอบการวิเคราะห์และการตัดสินใจในเรื่องใด  จะต้องคำนึงถึงผู้รับการนำเสนอเป็นหลัก   ด้วยการกล่าวนำให้น่าสนใจ  เร้าความรู้สึกใคร่รู้  และมีเนื้อเรื่องที่เป็นประโยชน์  ในการรับรู้และการพิจารณา  ซึ่งดำเนินเรื่องชวนติดตาม และเข้าใจง่าย  ด้วยการปรับวิธีการนำเสนอข้อมูล  ให้สะดวกแก่การทำความเข้าใจและเปรียบเทียบเป็นภาพ  แผนภูมิ  ตาราง  กราฟ แทนการพรรณนา เป็นตัวอักษร หรือข้อความยืดยาว 
ในส่วนคำกล่าวนำซึ่งไม่ควรจะมีความยาวเกินกว่า 10%   ของเนื้อหาทั้งหมด  เป็นการ
เร้า ความสนใจให้เกิดสมาธิตั้งใจรับการนำเสนอ  โดยทั่วไปการขึ้นต้นให้ตื่นเต้นเร้าใจ  ด้วยการตั้งคำถามหรือนำข้อความสำคัญมากล่าว นำเข้าสู่เรื่องอันเป็นตัวเนื้อหาสาระ

ในส่วนเนื้อเรื่องจะต้องประมวลความคิดด้วยการรวบรวมข้อมูล  สถิติ  หลักฐาน 
มีการคิดหาเหตุผล  และจัดลำดับความคิด นำมาเรียบเรียงถ้อยคำ  และเลือกใช้ถ้อยคำให้สื่อความหมายตรงตามวัตถุประสงค์อย่างเหมาะสม
                         ในส่วนคำสรุปไม่ควรมีคำกล่าววกวน  แต่จะต้องมีความสั้นกระชับ  ระหว่าง 5% - 10% ของเนื้อหา  เพราะการสรุปเป็นการประมวลความ จากเนื้อหาให้หลอมรวมกัน  เพื่อเน้นย้ำสาระของเรื่องที่นำเสนอ  แต่ไม่ใช่การกล่าวซ้ำความในเนื้อเรื่อง

4. การเตรียมโสตทัศนอุปกรณ์ประกอบการนำเสนอ  จะต้องพิจารณาความเหมาะสม
หลาย ด้าน  แม้ว่าในปัจจุบันจะมีเครื่องมือทันสมัยใช้เป็นเครื่องในการนำเสนอที่เร้า ความสนใจ  ด้วยรูปแบบ  วิธีการ  และ  สีสันงดงาม  power – point  แต่ก็มีข้อจำกัดในบางสถานการณ์  ที่ขาดอุปกรณ์  และการใช้เครื่องมือเพียงครั้งเดียวก็อาจไม่คุ้มค่าเวลาและค่าใช้จ่ายในการ จัดทำ  จึงต้องพิจารณาถึงโสตทัศนอุปกรณ์อื่นๆ   อันเหมาะสมกับการนำเสนอในแต่ละกรณีด้วย

5. การฝึกซ้อมการนำเสนอ  เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้เกิดความเคยชิน และมีความมั่น
ใจ ในการนำเสนอ  การได้ฝึกฝนบ่อยๆ ด้วยการฝึกซ้อม  การนำเสนอในแต่ละสถานการณ์ก่อนหน้าเสนอจริงจะช่วยให้ลดความประหม่า  เนื่องจากความกังวลว่าจะนำเสนออย่างไร  เพราะได้ผ่านการทดดลองนำเสนอมาแล้ว  ผู้ประสพความสำเร็จในการนำเสนอส่วนใหญ่  จะให้ความสำคัญกับการเตรียมความพร้อม  ด้วยการฝึกซ้อมทุกครั้งก่อนนำเสนอ

6. การปรับปรุงแก้ไข  เป็นส่วนที่จะละเลยไม่ได้  ในการฝึกซ้อม จะพบข้อติดขัด
หรือ บกพร่องอยู่  หากปล่อยให้เลยตามเลยไม่คิดหาวิธีแก้ไข  และดำเนินการปรับปรุง  การฝึกซ้อมก็จะได้รับผลประโยชน์ไม่เต็มที่  รวมทั้งเมื่อมีการนำเสนอจริงก็จะต้องประเมินผล  และ ค้นหาจุดบกพร่องที่ต้องนำมาปรับปรุงให้การนำเสนอครั้งค่อไปสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

7. การเตรียมรับข้อโต้แย้ง  เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม  เพราะการนำเสนอทุกเรื่องและ
ทุก ครั้ง   อาจจะมีทั้งผู้ที่ซึ่งเห็นด้วยและไม่เห็นด้วย  ผู้ซึ่งเห็นด้วยอาจจะเห็นด้วยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน  ซึ่งย่อมจะมีข้อโต้แย้งอยู่บ้าง  ส่วนผู้ซึ่งไม่เห็นด้วยทั้งหมด  ย่อมจะมีข้อโต้แย้งรุนแรง   การคาดการณ์ไว้ก่อนว่าอาจจะมีประเด็นข้อแย้งในเรื่องใด   ย่อมจะเป็นทางช่วยให้เกิดความคิดว่าจะหาข้อชี้แจงความไม่เข้าใจ หรือความเคลือบแคลงสงสัยในแง่มุมใดบ้าง  อย่างไร  จะต้องเตรียมข้อมูล  หลักฐาน  สถิติ  อ้างงบุคคลเป็นพยานอย่างไร

jessadaFri Jul 24 2009 00:18:57 GMT+0700 (ICT)